Több bank, több számla: hogyan készülhet egységes napi cash-flow riport?

Miért nehéz több bankszámlából egyetlen pénzügyi képet készíteni?

Egy magyar vállalatnak lehet forintszámlája két banknál, eurós számlája egy harmadiknál és külön fizetési szolgáltatói elszámolása. A banki felületeken külön-külön láthatók az egyenlegek, a könyvelt tranzakciók és néha az előjegyzett tételek. A pénzügyi vezető viszont azt szeretné tudni, mennyi pénz áll rendelkezésre, milyen kifizetések esedékesek és várhatóan milyen lesz a likviditás a következő napokban.

A napi cash-flow riport első lépése nem egy szép grafikon, hanem a források egységesítése. Egyes bankok API-t biztosítanak, más helyzetekben az elektronikus számlakivonat-import működik jobban. A szerződéses jogosultság, a banki technikai interfész és az adatfrissítés megengedett gyakorisága eltérhet. A PSD2 szabályozza a jogosult számlainformációs szolgáltatók hozzáférését az online fizetési számlákhoz, de nem biztosít minden vállalati termékre, számlatípusra és tetszőleges gyakoriságra automatikus API-elérést.

Mit kell egységesíteni az adatfolyamban?

A számlaazonosítót (például IBAN), a számlatulajdonost, a bankot, a pénznemet, a könyvelési és értéknapot, a tranzakció azonosítóit és a jóváírás vagy terhelés előjelét. Emellett külön kell kezelni a könyvelt és rendelkezésre álló egyenleget, a függő tételeket, valamint a riport „as of” időpontját. Egy eurós számlát forintra átszámítva csak jelölt árfolyamforrással és időponttal szabad szerepeltetni.

Az ISO 20022 szerinti camt.052/.053/.054 üzenetek és a banki API-k eltérő részletességgel adhatnak tranzakciós adatokat. A feldolgozó rendszer ezért belső egységes sémát használjon, és tartsa meg a nyers eredeti forrásfájlt vagy hivatkozást is, hogy reklamáció és audit esetén visszakövethető legyen a pénzmozgás.

API vagy kivonatimport?

Az API előnye lehet a gyakoribb, automatizált lekérdezés, az engedélyezési folyamat közvetlen kezelése és a strukturált adat. Korlátja lehet a hozzáférési jogosultság, a banki rendelkezésre állás, a napi lekérdezési korlát vagy egyes adatmezők hiánya. A fájlos kivonat általában stabil napzáró egyeztetési alap, de később érkezik és több kézi vagy ütemezett integrációt igényelhet.

A legtöbb nagyvállalati rendszerben ezért hibrid adatfolyam működhet jól: napközben jogosult API-lekérdezés, majd a végleges könyvelt tételek egyeztetése a banki kivonattal. Különösen fontos, hogy egy napközben API-n látott átutalást ne számoljon új pénzmozgásnak a rendszer, amikor ugyanaz a tétel a végleges kivonatban is megjelenik.

Hibakezelés, egyezőség és adatminőség

Az importált sorokat egyedi banki tranzakcióazonosító, számla, időpont, összeg, pénznem és más ellenőrzött kulcs alapján kell duplikációmentesen tárolni. A puszta összegazonosság nem elég. A korrekciók, visszafordítások és díjak külön sort vagy kapcsolatot kaphatnak, így az ERP-ben a vevői számla vagy szállítói tartozás megfelelő státuszba kerülhet.

Érdemes napi kontrollt számolni: nyitó egyenleg + könyvelt jóváírások – könyvelt terhelések = záró egyenleg, figyelembe véve a bank saját kimutatási szabályait. Eltérés esetén a riport ne „zöld” státuszban fusson tovább, hanem jelölje a hiányzó napot, a sikertelen importot vagy a nem egyező kivonatot. Bővebben: Banki API vagy számlakivonat-import?

Napi riport és előrejelzés: két külön termék

Az egyenleg- és tranzakcióriport a már bekövetkezett vagy rendelkezésre álló adatokból épül. A cash-flow előrejelzéshez ehhez hozzá kell kapcsolni az ERP nyitott vevőszámláit, szállítói esedékességeit, munkabért, adókat, hiteleket és egyéb várható pénzmozgásokat. A bizonytalan tételeket célszerű külön forgatókönyvvel megjeleníteni: várható, optimista és stresszváltozat.

Feltételezett példa: egy vállalat három banknál tart 18 millió Ft és 7 millió Ft forintot, valamint 45 ezer eurót. A vezetőnek nem elég ezeket összeadni: az euró átváltása függ az alkalmazott árfolyamtól, a már elküldött, de még nem könyvelt 6 millió forintos szállítói tétel és a másnap esedékes 9 millió Ft bérfizetés pedig érdemben megváltoztatja a szabadon felhasználható likviditást. A példa kizárólag a modell logikáját szemlélteti.

Biztonság és megfelelés

El kell különíteni az adatlekérésre, a fizetésindításra és az utalás jóváhagyására vonatkozó jogosultságokat. A minimálisan szükséges adatokat használd, titkosítsd a kapcsolatokhoz tartozó hitelesítési információkat, naplózd a hozzáférést, és legyen incidens- valamint visszavonási folyamat. A PSD2/RTS és a GDPR releváns rendelkezései mellett a szereplő státuszától függően további ICT-kockázatkezelési szabályok is irányadók lehetnek. A vállalkozás saját ERP-integrációja és egy szabályozott AIS-szolgáltató által nyújtott hozzáférés nem azonos jogi konstrukció.

Összegzés

Egy valóban használható többbankos cash-flow riport legfontosabb tulajdonsága a megbízhatóság: a forrás, a frissesség, az egyenleg típusa, a devizaértékelés és az egyeztetési státusz legyen nyilvánvaló. A banki API fontos eszköz, de önmagában nem pótolja a végleges kivonatot, az ERP-ben tárolt kötelezettségeket vagy a vállalati kontrollokat.