Automatikus banki egyeztetés: hogyan kapcsolható össze a számlázás és a számlaadat-hozzáférés?

A probléma: ugyanazt a tranzakciót többször kell feldolgozni

Képzeljünk el egy magyar szolgáltató céget, amely havonta néhány száz számlát állít ki. A számlázóprogram nyilvántartja a vevőt, a bizonylatszámot, az esedékességet és a bruttó összeget. A banki felület közben a beérkező átutalásokat mutatja: könyvelési dátum, összeg, fizető neve, közlemény, esetenként más tranzakció-azonosítók.

A pénzügyi munkatárs naponta exportálja a bankszámlakivonatot, majd egyezteti a sorokat. Az egyszerű eset könnyű: a közleményben pontos számlaszám, az összeg egyezik, és egyetlen befizetés érkezett. A nehéz helyzet ott kezdődik, amikor a vevő több számlát egyben fizet, csak az egyik részösszeget utalja, rossz bizonylatszámot ír, vagy a fizető fél neve eltér a vevő nevétől.

A manuális feldolgozás időigényes és hibalehetőségekkel jár. De fontos különbség, hogy a banki API integrálása önmagában nem oldja meg a párosítást. Az API adatot közvetít, az üzleti szabály pedig eldönti, hogy a pénz melyik követeléshez tartozik.

Milyen rendszereket kell összekapcsolni?

Számlázási vagy vállalatirányítási rendszer

Ez az adatforrás tartalmazza a számla számát, a partner adatait, a fizetendő összeget, devizát, fizetési határidőt, valamint a helyesbítések és sztornók kapcsolatát. A rendszernek azt is tudnia kell, hogy a nyitott összeg eltérhet az eredetileg kiállított bizonylat összegétől, például előleg vagy részfizetés miatt.

Banki tranzakciós adatok

Az Open Banking számlainformációs szolgáltatása – a jogszabályban meghatározott körben, jogosult szolgáltató és megfelelő felhasználói felhatalmazás mellett – segíthet a bankszámlaegyenleg és tranzakcióadatok elérésében. Egy magyar cégnél ez különösen hasznos lehet, ha több banknál és több devizanemben vezet számlát.

A technikai megoldás azonban bankonként eltérhet. Figyelni kell a rendelkezésre álló tranzakciómezőkre, az adatok frissességére, a hozzáférés lejártára, a függő és könyvelt tételek megkülönböztetésére, valamint a hiba- és újrapróbálási szabályokra.

NAV Online Számla

A NAV hivatalos tájékoztatása szerint az adatszolgáltatás az áfatörvény hatálya alá eső számlákra és módosító, érvénytelenítő bizonylatokra vonatkozik az alkalmazandó szabályok szerint. A NAV rendszere önálló, adózási célú infrastruktúra; nem helyettesíti a banki pénzmozgások lekérdezését, és nem minden esetben azonos az adott vállalkozás saját könyvelőprogramjának adatmodelljével.

Az integrátorok számára ezért gyakran az a jó megoldás, hogy a számlázó- vagy ERP-rendszert használják az üzleti nyilvántartás elsődleges forrásaként, és a banki tranzakciók alapján kezelik a pénzügyi teljesítést. A NAV adatainak bevonása külön célú adatellenőrzésre lehet hasznos, de a rendszerfolyamatot nem szabad a NAV adatszolgáltatási státuszára egyszerűsíteni.

Hogyan található meg a megfelelő számla?

Az első és legbiztonságosabb szabály a pontos, egyedi fizetési hivatkozás. Ha a számlán szerepel egy megfelelően kialakított egyedi azonosító, és a fizető ezt a közleményben is továbbítja, a rendszer nagy magabiztossággal párosíthatja a két rekordot. Ehhez természetesen ellenőrizni kell az összeget, a devizát és az esetleges dupla elszámolás veszélyét is.

A második szint a számlaszám és az összeg egyezése. Ha az azonosítót kisebb elírás terheli, a partner, az időszak, az összeg és a közlemény részletei alapján javaslat készülhet. Egy javaslat azonban nem ugyanaz, mint a bizonyított egyezés: a rendszernek jeleznie kell a bizonytalanságot.

A harmadik szint a kivételkezelés. Ha egy utalás több számlát rendez, az összeg felosztása dokumentált szabály vagy emberi jóváhagyás alapján történjen. Ha részfizetés érkezik, a még nyitott követelést is vezetni kell. Téves utalásnál vagy visszatérítésnél nem szabad „negatív számlával” megkerülni az üzleti és könyvelési logikát.

Példa: egy kis szolgáltató cég napi működése

A vállalkozás hétfőn 40 számlát állít ki. Kedden 25 átutalás érkezik két külön bankhoz. Az egyeztető rendszer lekéri a banki adatokat a rendelkezésre álló, jogszerű csatornán, azonosítja az összegeket, majd egybeveti azokat a számlázó rendszer nyitott tételeivel.

Tegyük fel, hogy 19 tétel egyértelműen párosítható, négy esetben hiányzik a közlemény, egy utalás két számlát rendez, és egy összeg túl alacsony. Ezek kizárólag szemléltető számok, nem piaci statisztikák. A rendszer a 19 biztos esetet a belső szabályzat szerint feldolgozhatja, a maradék hatot pedig javaslattal és indoklással emberi ellenőrzésre adja.

Az igazi üzleti érték nem feltétlenül a teljes automatizálás. Sokszor az a fontosabb, hogy az operátor csak a valóban problémás kivételekkel foglalkozzon, a könyvelő pedig naprakész, auditálható állapotot kapjon.

Hogyan kapcsolódhat ide a qvik?

A magyar qvik megoldások az azonnali fizetési infrastruktúrára épülnek, és QR-kód, NFC, link vagy fizetési kérelem formájában kínálnak átutalásindítási lehetőséget. A vásárló vagy a fizető fél jóváhagyásával teljesül az átutalás. A qvik-QR vagy qvik-link strukturált fizetési adatok átadásával segítheti a rendelés és fizetés összekötését.

Ez nem azonos a számlaadat-hozzáféréssel. A qvik a fizetés kezdeményezésének és teljesítésének felhasználói módja, az Open Banking számlainformációs szolgáltatása pedig más jogi és technikai keretben működik. A két eszköz kiegészítheti egymást egy vállalkozás pénzügyi rendszerében.

Adatbiztonság és működési kontroll

A bankszámlaadat személyes vagy üzleti szempontból érzékeny információkat tartalmazhat. A hozzáférésnek megfelelő jogosultságon, érvényes ügyfélfelhatalmazáson és dokumentált adatkezelésen kell alapulnia. Az integrációt nem szabad úgy felépíteni, hogy a számlatulajdonos internetbanki jelszavát egy külső program tartósan tárolja.

Ajánlott a minimálisan szükséges adatok kezelése, a partner- és jogosultsági körök elkülönítése, a naplózott kézi felülbírálat, valamint a kettős elszámolás elleni technikai védelem. Ha egy banki kapcsolat megszakad, a rendszer jelezze az utolsó sikeres adatfrissítés időpontját; a hiányzó új tranzakciókat ne értelmezze automatikusan nemfizetésként.