Hogyan csökkenthető a lejárt számlák miatti adminisztráció digitális fizetéssel?

Nem mindig a nem fizető ügyfél a legnagyobb adminisztrációs gond

Egy kisebb vállalkozásnál a lejárt számlák miatt gyakran ugyanaz a munka ismétlődik: valaki átnézi a nyitott tételeket, e-mailt ír, megkeresi a banki jóváírást, majd egyezteti a közleményt a számlaszámmal. A fizetési késedelem üzleti kockázat, az adminisztráció viszont akkor is sok időt vihet el, ha a vevő egyébként kész fizetni. A digitális fizetés célja itt nem az ügyfél sürgetése, hanem a befizetés és a beazonosítás egyszerűsítése.

Érdemes három problémát külön kezelni. Valóban kintlévőség: a számla esedékes, és nincs rendezve. Beazonosítatlan pénz: a jóváírás már megérkezett, de nem tudjuk melyik számlához tartozik. Folyamatbeli hiba: rossz címre küldött számla, hibás hivatkozás vagy ügyfélnél elakadt jóváhagyás miatt nem történt meg a fizetés. Mindegyikre más válasz kell, és a második-harmadik esetben egy automatikus fizetési felszólítás akár ronthatja is az ügyfélélményt.

Mi változhat, ha az ügyfél könnyebben tud fizetni?

Egy számlalevélhez kapcsolható pontos banki adat, a partner számára kényelmes átutalási lehetőség vagy egy támogatott qvik-kérelem csökkentheti a kézi adatbevitelt. A qvik-kérelem a kedvezményezett által kezdeményezett fizetési üzenet, amelynek adatai alapján az ügyfél a saját bankjában átutalást hagyhat jóvá. Ez nem csoportos beszedés: az ügyfél jóváhagyása nélkül a kérelem nem vesz le pénzt a számlájáról.

A szolgáltatás konkrét küldési és fogadási lehetősége, díja és vállalati integrálhatósága bankonként, szolgáltatónként és szerződésenként eltérhet. Az MNB a qviket gyors, átutalásra épülő digitális fizetési lehetőségként mutatja be, de nem szabad minden vállalati számlához automatikusan elérhető, ingyenes fizetéskérelem-küldést feltételezni. Forrás: MNB – qvik vállalkozóknak.

Négy elemből áll a jól működő fizetési emlékeztető rendszer

1. Tisztázott számlaállapot. A számlázó vagy vállalatirányítási rendszer külön jelölje a kiállított, még nem esedékes, részben kiegyenlített, lejárt és vitatott tételeket. A „lejárt” státusz csak akkor megbízható, ha a jóváírási adatok megfelelően frissek, a sztornókat és jóváíró számlákat is figyelembe veszi.

2. Egyszerű fizetési út. Az emlékeztető tartalmazza az esedékes összeget, a kedvezményezett egyértelmű adatait, az eredeti számla azonosítóját és – a szerződéses lehetőségek szerint – az elérhető fizetési opciókat. A beillesztett QR-kód vagy fizetési link csak ellenőrzött szolgáltatótól származzon; az ügyfél számára legyen világos, hogyan ellenőrizheti a banki jóváhagyás adatait.

3. Egyértelmű párosítás. Banki adatkapcsolat vagy kivonatimport segítségével a beérkező tételeket közlemény, partner, számlaazonosító, pénznem és összeg alapján lehet egyeztetni. A puszta összegegyezés nem elegendő: több ügyfél is utalhat ugyanannyit. A hibásan vagy töredékesen hivatkozott fizetések kerüljenek kivétellistára, emberi felülvizsgálatra.

4. Értelmes utánkövetés. Az automatikus üzenet ne menjen ki, ha közben a számlát kiegyenlítették, vitatott a teljesítés vagy egyeztetés alatt áll egy részfizetés. Az emlékeztetők hangvétele fokozatos legyen, a kommunikációhoz tartozó kapcsolattartási és adatvédelmi szabályokat is figyelembe véve.

Példa: hogyan lehet kevesebb a kézi egyeztetés?

Szemléltető, nem valós ügyféladatokon alapuló helyzet: egy szolgáltató 80 számlát állít ki havonta. Tíz számlánál nem látszik a fizetés a határidő napján, de a kivonat egyeztetése során négy tétel már megérkezett, csak hiányzik a közlemény. Kettőnél a vevő visszaigazolta, hogy vitatja az összeg egy részét. Így nem tíz automatikus „nem fizetett” felszólítást kell kiküldeni, hanem a fennmaradó négy valóban nyitott tételre kell megfelelő utánkövetést kezdeményezni.

A példa nem megtakarítási ígéret: a tényleges eredményt az ügyfelek fizetési magatartása, a banki adatok frissessége, az integrációs költség és az alkalmazott folyamatszabályok határozzák meg.

qvik-kérelem, átutalás vagy fizetési link?

Hagyományos banki átutalás: széles körben ismert, de az ügyfélnek számlaszámot, összeget és közleményt kell rögzítenie. qvik-kérelem: a jogosult küldő a jóváhagyáshoz előkészíti a fizetési adatokat; a fizető dönt, hogy teljesíti-e. Szolgáltatói fizetési link: más fizetési módot is kínálhat, de a díjak, az adatvédelem és az elszámolás menete eltérő. Egyik sem minden helyzetben jobb: az ügyfélkör, az ügyleti érték és a szolgáltatási szerződés dönt.

Az MNB Azonnali Fizetés tájékoztatója szerint a feltételeknek megfelelő belföldi egyedi forintátutalások éjjel-nappal, hétvégén is teljesülhetnek néhány másodperc alatt. Az azonnali pénzmozgás ugyanakkor nem teszi automatikusan rendezetté a számlát a vállalkozás belső rendszerében; az egyeztetés és a státuszfrissítés külön feladat marad.

Mit mérjünk, hogy az automatizálás tényleg segítsen?

Hasznos mérőszám a határidőre kiegyenlített számlák aránya, a nyitott kintlévőség összege és kora, a beazonosítatlan banki tételek száma, az egy számlára jutó egyeztetési idő, valamint a tévesen kiküldött emlékeztetők előfordulása. Ezeket együtt érdemes nézni. Ha az automatikus üzenetek száma nő, de az ügyfelek egyre több kifogást jeleznek, az nem feltétlenül jó folyamat.

Érdemes az éles indulás előtt egy kisebb ügyfélkörrel tesztelni: a számlázó és a banki rendszer közötti összekötést, a fizetési státuszok frissülését, a részfizetéseket, az elutasított vagy lejárt kérelmeket és a hibás partnerazonosítókat. A banki adatokból készült jelentés és a számviteli nyilvántartás közötti eltéréseket könyvelési szakemberrel kell feloldani.

Összegzés

A lejárt számlák adminisztrációja akkor csökkenthető biztonságosan, ha az ügyfél számára egyszerű a fizetés, a vállalkozás számára egyértelmű a beérkező pénz azonosítása, és az utánkövetés a tényleges számlaállapothoz igazodik. A qvik és más digitális fizetési eszközök fontos elemek lehetnek, de nem helyettesítik a jogosultságkezelést, az ügyfélkommunikációt vagy a követelések felelős kezelését.